Fehler behoben: “Die Datei username.OST wird verwendet und kann nicht aufgerufen werden” in Outlook

  • Eric Simson

    Geschrieben von Eric Simson linkdin

  • Aktualisiert am

    Aktualisiert am July 16, 2021

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Zusammenfassung: Wenn MS Outlook mit Exchange verwendet wird, werden alle Postfachelemente auf dem Server lokal in Datendateien mit der Erweiterung OST gespeichert. Probleme innerhalb von OST-Dateien können zu Fehlern führen, wie z.B. “die Datei wird verwendet und es kann nicht auf sie zugegriffen werden”. Nach der weit verbreiteten Meinung der Benutzer ist die Konvertierung einer fehlerhaften OST-Datei in das PST-Format mit Stellar Converter for OST der beste Weg, dieses Problem zu lösen.

Wenn Microsoft Exchange mit eingeschaltetem Cached Mode verwendet wird, wird eine Replik der auf dem Server befindlichen Mailboxen auf dem lokalen Rechner erstellt. Diese Replik wird in Offline-Speichertabellendateien gespeichert, bei denen es sich im Grunde um Datendateien mit der Erweiterung OST handelt.

OST-Dateien ermöglichen es Benutzern, mit ihren Postfächern weiter zu arbeiten, selbst wenn die Verbindung mit Exchange unterbrochen wird. Wenn der Server wieder online geht, werden alle im lokalen Postfach vorgenommenen Änderungen mit seiner Serverkopie zusammengeführt.

Schnelle Lösung:  Keine Panik, wenn Sie diesen Fehler nicht mit der manuellen Methode beheben können. Probieren Sie Stellar Converter for OST  aus, um OST-Dateifehler zu beheben und problemlos in eine PST-Datei zu konvertieren.

Abgesehen von ihrer Nützlichkeit gibt es einige markante Nachteile von OST-Dateien, darunter OST Korruptionsproblem, Sperrprobleme und die Beschränkung ihrer Übertragung zwischen Systemen. Aufgrund dieser Probleme sehen sich Benutzer oft mit Fehlern konfrontiert wie “die Datei wird verwendet und es kann nicht auf sie zugegriffen werden”. In diesem Beitrag wollen wir versuchen, herauszufinden, warum dieser Fehler auftritt und wie Benutzer ihn leicht lösen können.

So finden Sie “Die Datei username.OST wird verwendet und kann nicht aufgerufen werden” Fehler und seine Ursachen

Wenn Sie versuchen, sich für die in Office-Anwendungen wie Word und PowerPoint eingebettete Funktion “Speichern und Senden” zu entscheiden, kommt es häufig zu dem Outlook-Fehler “die Datei xxxx.OST wird verwendet und kann nicht aufgerufen werden”. Während die Fehlermeldung anzeigt, dass die Outlook-OST-Datei von einem anderen Programm verwendet wird, kann es für Benutzer, die nicht an vernetzten Rechnern arbeiten, ziemlich schwierig werden, dieses Programm zu erkennen. Außerdem ist es nicht notwendig, dass die OST-Datei tatsächlich von einem anderen Programm verwendet wird; das Auftreten des Fehlers kann verschiedene andere Gründe haben:

  • Synchronisierungsprobleme zwischen dem OST und dem zugehörigen Exchange-Postfach
  • Widersprüchliche Anwendungen mit Microsoft Outlook
  • Mehrere Benutzer versuchen, auf die gleiche OST-Datei zuzugreifen (typischer Fall von vernetzten Systemen)
  • Unzuverlässige Netzwerk-Konnektivität oder langsame Internet-Verbindung
  • Unautorisierter Zugriff auf OST-Datei
  • Im Hintergrund laufende Prozesse wie Office Communicator 2005/2007, LYNC, UCMAPI.EXE etc.

Wie man “OST wird verwendet und ist nicht zugänglich in MS Outlook (2019/2016/2013/2010/2007)”

Sie können versuchen, den Fehler “die Datei wird verwendet und ist nicht zugänglich” mit einer der unten genannten Methoden zu beheben:

Beenden Sie MS Outlook und verwandte Prozesse: Stellen Sie sicher, dass nicht mehrere Instanzen von Outlook laufen und dass kein anderer verwandter Prozess läuft, der dazu führen kann, dass die OST-Datei als “in Benutzung” markiert wird. Hier sind die Schritte:

  1. Beenden von Outlook
  2. Öffnen Sie den Task-Manager und wählen Sie die Registerkarte “Prozesse”
  3. Suchen Sie in der Liste nach “Outlook”, “LYNC”, “Communicator” oder “UCMAPI” genannten Prozessen
  4. Wählen Sie solche Prozesse aus und drücken Sie nacheinander die Schaltfläche “Task beenden

Deaktivieren Sie den Exchange Cache-Modus: Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Beenden Sie Outlook und öffnen Sie dann die Systemsteuerung
  2. Gehen Sie zu Post -> E-Mail-Konten -> E-Mail
  3. Wählen Sie Ihre E-Mail-ID und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Ändern”
  4. Deaktivieren Sie die Option “Exchange Cache-Modus verwenden”
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter
  6. Klicken Sie auf Fertigstellen

Deaktivieren Outlook Add-ins:  Obwohl Add-Ins dazu gedacht sind, die Funktionalität von Outlook zu verbessern, können fehlerhafte Add-Ins manchmal mehr Ärger als Nutzen verursachen. Deaktivieren Sie daher Add-Ins, indem Sie Outlook im abgesicherten Modus starten, indem Sie Outlook /safe im Dialogfeld Ausführen eingeben. Versuchen Sie “Speichern und Senden”, und wenn es diesmal funktioniert, ist ein fehlerhaftes Add-In der eigentliche Übeltäter hinter dem Fehler. Sie können Outlook auch im abgesicherten Modus starten, indem Sie die unten genannten Schritte ausführen:

  1. Finden Sie das Verknüpfungssymbol für Outlook.
  2. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und doppelklicken Sie auf die Anwendungsverknüpfung.
  3. Klicken Sie auf ‘Ja’, wenn ein Fenster erscheint, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Anwendung im abgesicherten Modus starten möchten.

OST-Datei mit ScanOST.exe in MS Outlook reparieren:  Microsoft bietet ein eingebautes ‘OST Integrity Checker’-Tool namens ScanOST.exe an, das bei der Behebung kleinerer Korruptionsprobleme in OST-Dateien hilft. Das Reparieren von Outlook OST-Dateien mit ScanOST.exe ist eine gute Möglichkeit, den Fehler “die Datei xxxx.OST wird verwendet und kann nicht aufgerufen werden” zu beheben. Dieses Dienstprogramm ist jedoch nur mit Outlook 2007 und niedrigeren Versionen verfügbar. Hier sind die Schritte zur Verwendung dieses Dienstprogramms:

  1. Beenden Sie Outlook und navigieren Sie zu dem Verzeichnis auf Ihrem System, in dem Outlook installiert ist. Navigieren Sie in diesem Verzeichnis zu der Datei ScanOST.exe und doppelklicken Sie darauf, um sie zu starten
  2. Die Anwendung wird Sie auffordern, eine OST-Datei zur Reparatur auszuwählen. Blättern Sie zur Auswahl der OST-Datei. Wenn Sie ihren genauen Speicherort nicht kennen, suchen Sie sie, indem Sie Folgendes in das Dialogfeld Ausführen eingeben: “%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\”  
  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie den entsprechenden Postfach- oder Profilnamen und andere Optionen
  4. Wählen Sie “Fehler reparieren” und klicken Sie dann auf “Scan starten”, um die Diskrepanzen in der OST-Datei automatisch zu überprüfen und zu entfernen

Konvertieren Sie OST in PST manuell oder mit Software von Drittanbietern: Wenn keine der oben genannten Techniken funktioniert oder wenn Sie Outlook 2010 und spätere Versionen verwenden, könnte die Konvertierung der OST-Datei in das PST-Format Ihre letzte Hoffnung sein, Fehler zu beseitigen und wieder Zugriff auf Postfachdaten zu erhalten. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Konvertierung von OST in PST durchzuführen: manuell und automatisch.

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  • Manuelle Methode
  1. Starten Sie Outlook und gehen Sie zu Datei -> Öffnen -> Importieren
  2. Dadurch wird der ‘Import- und Export-Assistent’ geöffnet. Wählen Sie ‘Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren’ und klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Weiter’
  3. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm ‘Outlook-Datendatei (.pst)’ und klicken Sie auf ‘Weiter’
  4. Klicken Sie auf ‘Durchsuchen’ und wählen Sie dann die zu importierende Datei
  5. Wählen Sie die entsprechende Option zum Ersetzen, Zulassen oder Ignorieren des Imports von Duplikaten und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ‘Weiter’
  6. Wählen Sie ein Ziel aus, um die konvertierte Datei zu speichern, und klicken Sie auf “Fertigstellen”, um den Vorgang abzuschließen. Hinweis: Die oben erwähnte Methode ist frei von OST und einfach durchzuführen, aber sie leidet unter großen Einschränkungen, wie z.B. dem Zeitaufwand und dem Risiko des Datenverlustes. Außerdem versagen manuelle Methoden oft bei der Behebung schwerer Beschädigungen innerhalb von OST-Dateien. Daher wird eine automatisierte Methode zur Konvertierung von OST- in PST-Dateien empfohlen.
  • Automatisierte Methode:  Um den Prozess der Konvertierung von OST in PST bequem zu gestalten, verwenden Sie die zuverlässige Software Stellar Converter for OST  von Drittanbietern, die mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche und beeindruckenden Funktionen ausgestattet ist.

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Abschließend

Das Lösen von OST- und PST-bezogenen Fehlern wird einfach, wenn Sie die Hilfe kompetenter automatisierter Tools wie Stellar Converter for OST in Anspruch nehmen. Wenn Sie also mit herkömmlichen Methoden nicht mehr weiterarbeiten können, zögern Sie nicht, dieses vertrauenswürdige Produkt zu verwenden.