Microsoft Outlook lädt E-Mails, Anhänge und Kalenderdaten vom Exchange-Server in einen lokalen Zwischenspeicher, die OST-Datei. Beim Zugriff auf ältere E-Mails erscheint dabei manchmal die Meldung „Es befinden sich weitere Elemente in diesem Ordner auf dem Server“.
Kurz zusammengefasst:
- Ursache: Der Cached-Exchange-Modus lädt nicht alle E-Mails lokal herunter, oder die OST-Datei ist beschädigt.
- Schnelle Lösung: Einstellung „Offline zu haltende E-Mails“ auf „Alle“ setzen oder in den Online-Modus wechseln.
- Wenn nichts hilft: Die OST-Datei ist eventuell beschädigt oder verwaist — dann hilft ein OST-zu-PST-Konverter wie Stellar Converter for OST.
Was bedeutet die Fehlermeldung in Outlook?
Die vollständige Meldung lautet meist:
„In diesem Ordner befinden sich weitere Elemente auf dem Server. Klicken Sie hier, um weitere Elemente auf Microsoft Exchange anzuzeigen.“
Das Problem lässt sich leicht überprüfen: Suchen Sie im Posteingang nach einem allgemeinen Begriff. Erscheint darunter der Hinweis „Aktuelle Ergebnisse anzeigen … Mehr“, ruft Outlook beim Klick auf „Mehr“ passende Elemente direkt vom Exchange-Server ab — sie sind lokal jedoch nicht verfügbar.
Ursachen für den Fehler „Weitere Elemente auf dem Server“
- Der Parameter „Mail to keep offline“ (auch „Download email for the past“ genannt) im Cached-Exchange-Modus ist nicht auf „Alle“ eingestellt — Elemente, die älter als der eingestellte Zeitraum sind, verbleiben auf dem Server.
- Die OST-Datei ist teilweise beschädigt, sodass Outlook gespeicherte Elemente nicht abrufen kann.
- Der Cached-Exchange-Modus ist nicht konfiguriert und gleichzeitig besteht keine Internetverbindung.
5 Lösungen, um den Outlook-Fehler zu beheben
1. Online-Modus aktivieren
Im Online-Modus greift Outlook direkt auf E-Mails vom Exchange-Server zu, ohne auf den lokalen Cache beschränkt zu sein.
- Outlook öffnen.
- Zu Datei → Kontoeinstellungen gehen.
- Die Option „Cachemodus verwenden“ deaktivieren.
- Outlook neu starten.
Weiterführend: Wie wechselt man in Outlook zwischen Offline- und Online-Modus?
2. Einstellung „Offline zu haltende E-Mails“ ändern
Setzen Sie diesen Wert auf „Alle“, damit sämtliche E-Mails in den lokalen Cache heruntergeladen werden und auch offline verfügbar sind.
- Outlook öffnen und zu Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen navigieren.
- Im Tab E-Mail das Exchange-Konto auswählen.
- Im Fenster „Konto ändern“ den Schieberegler bei „Offline zu haltende Mails“ suchen.
- Den Regler ganz nach rechts auf „Alle“ schieben.
- Auf Weiter, dann auf OK klicken.
- Outlook neu starten.
Weiterführend: Die Synchronisierungsschieber-Einstellungen im Cached-Exchange-Modus im Detail.
3. Internetverbindung prüfen
Ist der Cached-Exchange-Modus nicht aktiviert, kann eine schwache oder fehlende Internetverbindung diesen Fehler auslösen. Starten Sie den Router neu oder wenden Sie sich bei anhaltenden Problemen an Ihren Internetanbieter.
4. Gruppenrichtlinie aktualisieren (nur mit Administratorrechten)
- Windows-Taste + R drücken und regedit eingeben.
- Zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode navigieren.
- Im rechten Bereich den DWORD-Wert SyncWindowSetting suchen.
- Den Wert auf 0 setzen.
Ohne Berechtigung zur Änderung der Registrierung wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.
5. OST-Datei neu erstellen
Eine Neuerstellung der OST-Datei behebt die meisten damit verbundenen Fehler.
- Speicherort der OST-Datei ermitteln: Datei → Info → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Microsoft Exchange Server auswählen → Ändern → Weitere Einstellungen → Offline-Ordner-Einstellungen.
- Den Speicherort im Windows-Explorer öffnen.
- Eine Sicherungskopie der OST-Datei erstellen.
- Outlook schließen.
- Die Dateiendung der OST-Datei in .bak ändern.
- Outlook neu starten — die OST-Datei wird automatisch neu erstellt.
Finden Sie die OST-Datei nicht, hilft eine gezielte Suche nach ihrem Speicherort auf dem System weiter.
Fazit
Der Fehler „Es befinden sich weitere Elemente in diesem Ordner auf dem Server“ entsteht, wenn nicht alle Elemente vom Exchange-Server vollständig in den Outlook-Client heruntergeladen wurden. Die in diesem Artikel beschriebenen fünf Lösungen beheben das Problem in den meisten Fällen.
Funktioniert keine der Methoden, liegt häufig eine beschädigte oder verwaiste OST-Datei vor. In diesem Fall stellt Stellar Converter for OST den Inhalt zuverlässig wieder her und wandelt ihn in eine nutzbare PST-Datei um.
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