Warum tauchen gelöschte E-Mails in Outlook immer wieder auf?

Das Löschen unwichtiger E-Mails in Outlook hilft, Speicherplatz auf dem Server freizugeben, E-Mail-Elemente zu organisieren und Unordnung zu reduzieren. Darüber hinaus verringert das Löschen unnötiger oder unerwünschter E-Mails aus Ihrem Postfach auch die Größe der Offline-Outlook-Datendatei (.OST) und trägt zur Verbesserung der Outlook-Leistung bei.

Manchmal werden gelöschte E-Mails jedoch nach dem Löschen oder sogar Leeren des Ordners „Gelöschte Objekte“ wieder angezeigt. Dies kann aufgrund von Synchronisierungsproblemen, einer beschädigten Outlook-OST-Datendatei oder anderen Gründen geschehen. In diesem Blog erfahren Sie, was dieses Problem in Outlook verursacht und wie Sie es beheben können.

Gründe, warum gelöschte E-Mails in Outlook immer wieder auftauchen

Es gibt mehrere Gründe, die dieses Problem in Microsoft Outlook verursachen können. Dazu gehören unter anderem:

• Synchronisierungsprobleme
• Serverseitige Regeln
• Beschädigtes Outlook-Profil
• Fehlerhafte Add-Ins
• Probleme im Zusammenhang mit Postfachkontingenten können das Löschen von E-Mails verhindern
• E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie

Lösungen zur Behebung des Problems, dass gelöschte E-Mails in Outlook wieder erscheinen

Im Folgenden finden Sie einige Lösungen, mit denen Sie das Problem beheben können, dass gelöschte E-Mails in Outlook wiederhergestellt werden.

Lösung 1: Überprüfen und beheben Sie Synchronisierungsprobleme

Manchmal können Synchronisierungsprobleme in Outlook solche Probleme verursachen. Wenn Synchronisierungsprobleme vorliegen, können Sie den versteckten Ordner „Sync Issues“ auf gemeldete Fehler überprüfen. Um diesen Ordner anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor

• Klicken Sie in Outlook auf die drei Punkte in der Seitenleiste unten und wählen Sie „Ordner”.
• Dadurch werden alle Ordner angezeigt, einschließlich des Ordners „Synchronisierungsprobleme“.
• Öffnen Sie den Ordner „Synchronisierungsprobleme”. Dieser enthält detaillierte Informationen zu den Synchronisierungsproblemen.

• Lesen Sie das Problem und versuchen Sie, die Ursache zu verstehen, um das zugrunde liegende Problem zu beheben.

Sie können auch die IMAP-Einstellungen überprüfen und sicherstellen, dass die Port-Einstellungen und die Details des Posteingangs- und Postausgangsservers korrekt und aktuell sind. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus

• Gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.
• Wählen Sie Ihr Konto aus und doppelklicken Sie darauf.
• Wählen Sie „Weitere Einstellungen“ und überprüfen Sie die IMAP- oder Server-Einstellungen.
• Fügen Sie fehlende oder falsche Informationen hinzu oder aktualisieren Sie diese und klicken Sie auf „OK“.
• Starten Sie Outlook neu.

Lösung 2: Regeln deaktivieren

Möglicherweise haben Sie versehentlich eine Regel erstellt, die Sie daran hindert, E-Mails zu löschen. Sie können die Regeln deaktivieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
• Deaktivieren Sie alle Regeln und klicken Sie auf „Übernehmen“ > „OK“.
• Dadurch werden alle Regeln deaktiviert.

Wenn das Problem dadurch behoben ist und gelöschte E-Mails nicht mehr wiederhergestellt werden, müssen Sie die betreffende Regel suchen und sicherstellen, dass sie korrekt definiert ist, um ein solches Problem zu vermeiden.

Lösung 3: Reparieren oder erstellen Sie ein neues Outlook-Profil

Ein beschädigtes Profil kann verschiedene Fehler und Probleme in Outlook verursachen. In diesem Fall können Sie zuerst versuchen, ein neues Outlook-Profil zu erstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie in Outlook „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.
2. Wählen Sie Ihr E-Mail-Profil aus und klicken Sie auf „Reparieren”.

• Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Profil zu reparieren.
• Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Reparieren“, um fortzufahren.
• Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Möglicherweise müssen Sie Ihre E-Mail-Anmeldedaten, wie z. B. Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, erneut eingeben, um den Vorgang abzuschließen.

Wenn die Reparatur des Outlook-Profils fehlschlägt, versuchen Sie, ein neues Profil zu erstellen, um das Problem zu beheben. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

• Öffnen Sie die Systemsteuerung, gehen Sie zu „Benutzerkonten“ und klicken Sie auf „E-Mail“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Profile anzeigen“.
• Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“.
• Geben Sie einen beliebigen Namen für dieses Profil ein und klicken Sie auf „OK“, um ein neues Profil zu erstellen.
• Befolgen Sie anschließend den Anmeldeassistenten und die Anweisungen, um Ihr E-Mail-Konto im neuen Profil zu konfigurieren.

• Legen Sie abschließend das neue Profil als Standardprofil fest. Wählen Sie „Dieses Profil immer verwenden“ und klicken Sie auf „Übernehmen“ > „OK“.
• Starten Sie Outlook.

Lösung 4: Deaktivieren Sie fehlerhafte Add-Ins

Inkompatible oder fehlerhafte Add-Ins können zu Konflikten mit der Funktion von Outlook führen. Sie können die Add-Ins deaktivieren und überprüfen, ob sie das Problem verursachen. Dazu müssen Sie Outlook schließen und im abgesicherten Modus starten. Die Schritte sind wie folgt:

• Drücken Sie Windows + R, geben Sie Outlook.exe /safe ein und klicken Sie auf „OK“.
• Löschen Sie ein E-Mail-Element oder einen Ordner und überprüfen Sie, ob es wieder erscheint.

Wenn das gelöschte Element nicht wiederhergestellt wird, müssen Sie das fehlerhafte Add-In finden und entfernen. Dazu müssen Sie zuerst alle Add-Ins deaktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klicken Sie im abgesicherten Modus von Outlook auf „Datei“ > „Optionen“ und wählen Sie „Add-Ins“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Los“ und deaktivieren Sie alle Add-Ins.
• Klicken Sie auf „OK“, um alle Add-Ins zu deaktivieren.

• Sobald die Add-Ins deaktiviert sind, starten Sie Outlook wie gewohnt neu.
• Aktivieren Sie im normalen Modus von Outlook jeweils ein Add-In und starten Sie Outlook neu.
• Überprüfen Sie, ob das Problem weiterhin auftritt. Ist dies nicht der Fall, aktivieren Sie das andere Add-In.
• Wiederholen Sie diese Schritte, bis das Problem auftritt.
• Entfernen oder deinstallieren Sie anschließend das fehlerhafte oder inkompatible Add-In, um das Problem zu beheben.

Lösung 5: Überprüfen Sie die Postfachkontingent

Wenn das Postfachkontingent voll ist, können Probleme beim Versenden und Empfangen von E-Mails auftreten, und vorgenommene Änderungen werden möglicherweise nicht ausgeführt oder gespeichert, einschließlich des Löschens von E-Mails. Sie können das Postfachkontingent überprüfen und die Postfachgröße reduzieren, wenn es voll ist.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Postfachkontingent anzuzeigen.

In Outlook 2010, 2013 und 2016

• Gehen Sie zu „Datei“ > „Info“. Dort wird die verfügbare Speicherquote für das Postfach angezeigt. Wenn es voll ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

• Sie können den freien Speicherplatz oder die Kontingentgröße des Postfachs auch in der Outlook-Statusleiste anzeigen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Outlook-Statusleiste und wählen Sie „Kontingentinformationen“.

• Der freie Speicherplatz wird in der Statusleiste angezeigt.

In Outlook 2007

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stammordner Ihres Postfachs (Ihre E-Mail-ID).
• Wählen Sie „Eigenschaften“.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ordnergröße“.
• Wenn Sie im Exchange-Cache-Modus arbeiten, wählen Sie die Registerkarte „Serverdaten“.

Wenden Sie sich erneut an Ihren Administrator oder reduzieren Sie die Größe Ihres Postfachs, indem Sie alte E-Mails archivieren, um Speicherplatz freizugeben.

Lösung 6: Leeren Sie den Ordner „Gelöschte Objekte“

Wenn Sie E-Mails in Outlook löschen, werden diese in den Ordner „Gelöschte Objekte“ oder „Papierkorb“ verschoben. Wenn dieser Ordner jedoch voll ist, können Sie möglicherweise keine weiteren E-Mails löschen und gelöschte E-Mails werden möglicherweise erneut in Outlook angezeigt. Die Lösung besteht darin, den Ordner „Gelöschte Objekte“ zu leeren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Gelöschte Objekte“ und wählen Sie „Ordner leeren“.

Starten Sie Outlook neu und versuchen Sie, E-Mails zu löschen. Überprüfen Sie, ob sie weiterhin wieder erscheinen.

Lösung 7: Überprüfen Sie die Einstellungen für abonnierte Ordner

Wenn Sie E-Mails aus einem bestimmten E-Mail-Ordner löschen und diese wieder erscheinen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die IMAP-Ordner abzubestellen und eine Einweg-Synchronisierung beizubehalten.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den E-Mail-Ordner, z. B. „Posteingang“, und wählen Sie „IMAP-Ordner“.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abfrage“ in der Registerkarte „Abonnieren“ und wählen Sie die Ordner aus, in denen gelöschte E-Mails wieder erscheinen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abmelden“ und bestätigen Sie mit „OK“.

Nachdem Sie die IMAP-Ordner abgemeldet haben, löschen Sie die E-Mails und überprüfen Sie, ob sie erneut angezeigt werden.

Hinweis: Diese Lösung gilt für Benutzer, die ein IMAP-Konto wie Gmail, Hotmail usw. in Outlook konfiguriert haben.

Wenn Sie sich nicht aus dem E-Mail-Ordner abmelden und die bidirektionale Synchronisierung weiterhin verwenden möchten, können Sie versuchen, die E-Mails zu löschen, indem Sie sich über das Internet bei Ihrem E-Mail-Konto anmelden. Dies kann das Problem beheben und verhindern, dass gelöschte E-Mails wiederhergestellt werden.  

Lösung 8: Microsoft Office reparieren

Beschädigte Microsoft Office-Programmdateien können ebenfalls zu Fehlfunktionen von Outlook führen und dazu, dass gelöschte E-Mails immer wieder zurückkommen. Um dies zu beheben, können Sie Microsoft Office reparieren, um die beschädigten Programmdateien zu reparieren. Die Schritte sind wie folgt:

• Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie auf „Programm deinstallieren“.

• Wählen Sie Microsoft Office aus der Liste der Programme aus und klicken Sie auf „Ändern”.

• Wählen Sie die Option „Reparieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um MS Office zu reparieren, und starten Sie das System anschließend neu. Öffnen Sie Outlook und überprüfen Sie, ob das Problem behoben ist.

Lösung 9: Erstellen Sie die Outlook-Datendatei (OST) neu

Eine beschädigte oder fehlerhafte Outlook-OST-Datei kann zu Synchronisierungsproblemen führen, wodurch gelöschte E-Mails wieder angezeigt werden können. Um das Problem zu beheben, können Sie die Outlook-OST-Datei neu erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

• Schließen Sie Outlook.
• Drücken Sie Windows + R, geben Sie %localappdata%/Microsoft/Outlook ein und drücken Sie die Eingabetaste.
• Gehen Sie im Datei-Explorer-Fenster zu „Ansicht“ und aktivieren Sie die Option „Dateinamenerweiterungen“.

• Suchen Sie die Outlook-Datendatei (.OST) und benennen Sie die Datei mit der Erweiterung .bak um.
• Öffnen Sie Outlook. Die OST-Datei wird am selben Speicherort neu erstellt und alle E-Mail-Elemente werden synchronisiert.

Versuchen Sie nun, einige nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen. Damit sollte das Problem behoben sein.

Zusammenfassung

Oben haben wir die Lösungen besprochen, mit denen Sie das Problem beheben können, dass gelöschte E-Mails wiederholt in Outlook angezeigt werden. Wenn das Problem jedoch nach dem Neuerstellen der OST-Datei behoben ist, suchen Sie in der neuen OST-Datei nach fehlenden E-Mails. Wenn solche vorhanden sind, kopieren Sie die .bak-OST-Datei an einen anderen Speicherort und entfernen Sie die Erweiterung .bak. Verwenden Sie dann eine OST-zu-PST-Konvertierungssoftware, wie z. B. Stellar Converter for OST, um die fehlenden E-Mails aus der OST-Sicherungsdatei zu extrahieren und in Ihrer neuen OST-Datei wiederherzustellen. Die Software konvertiert unzugängliche oder verwaiste OST-Dateien in das PST-Format, das von Outlook importiert werden kann, und kann die konvertierte Datei auch direkt nach Office 365 oder Live Exchange Server exportieren.