Outlook 2010, 2013, 2016 und 2019 unterstützen PST-Dateien mit einer maximalen
Größe von 50 GB. Eine Outlook-PST-Datei, die die Größenbeschränkung von 50 GB überschreitet, ist anfällig für Beschädigungen und kann zu der Fehlermeldung “Die PST- Datei kann nicht geöffnet werden” führen. Wenn die PST-Datei beschädigt wird, können Sie nicht mehr auf die PST-Datei und ihren Inhalt zugreifen, es sei denn, die Datei wird repariert. Außerdem müssen Sie wissen, wie Sie eine übergroße PST-Datei verwalten können, um zu verhindern, dass sie überhaupt beschädigt oder beschädigt wird.
Möglichkeiten zur Verwaltung großer PST-Dateien
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, große PST-Dateien zu verwalten und ihre Größe zu reduzieren. Dazu gehören unter anderem:
1. Verwenden Sie das Bereinigungstool
Sie können das Bereinigungstool in Outlook verwenden, um die Größe der PST-Datei zu verwalten und zu reduzieren. Mit diesem Tool können Sie die Größe des Postfachs anzeigen und ältere oder große Elemente finden. So verwenden Sie dieses Tool:
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu „Datei“ > „Bereinigungstools“.
- Wählen Sie „Postfachbereinigung“.
- Wählen Sie anschließend Optionen wie „Postfachgröße anzeigen“, „Elemente suchen, die älter sind als“ und „Elemente suchen, die größer sind als“. Damit können Sie große oder alte Elemente finden und löschen.
- Ebenso können Sie die Option „Ordner ‚Gelöschte Objekte‘ leeren“ verwenden, um den Ordner „Gelöschte Objekte“ zu leeren und Speicherplatz freizugeben. Dies kann dabei helfen, die PST-Datei zu verwalten und ihre Größe zu reduzieren.
2. Daten in eine neue PST-Datei verschieben
Sie können die Größe der PST-Datei auch manuell verringern, indem Sie eine neue PST-Datei erstellen und die Postfachdaten in die neue Datei verschieben. Auf diese Weise können Sie die Daten Ihrer großen oder übergroßen PST-Datei auf andere Dateien aufteilen. Die Schritte lauten wie folgt:
- Gehen Sie in Outlook zu „Neue Elemente“ > „Weitere Elemente“ > „Outlook-Datendatei“.
- Geben Sie einen Dateinamen ein.
- Um ein Passwort hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Optionales Passwort hinzufügen“.
- Klicken Sie anschließend auf „OK“. Sie können in die Textfelder „Passwort“ und „Passwort bestätigen“ ein Passwort eingeben und erneut auf „OK“ klicken.
- Sie können in der neuen PST-Datei Ordner erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option „Neuer Ordner“.
- Nun können Sie die E-Mails oder Ordner aus der großen (bestehenden) PST-Datei in die neue PST-Datei verschieben.
3. Die PST-Datei komprimieren
In Outlook 2013 und späteren Versionen können Sie die Funktion „Jetzt komprimieren“ verwenden, um Leerzeichen oder Lücken zu entfernen, die durch gelöschte Elemente entstanden sind. Dadurch wird die PST-Datei komprimiert und ihre Gesamtgröße verringert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die PST-Datei zu komprimieren:
- Navigieren Sie in Outlook zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.
- Klicken Sie im Fenster „Kontoeinstellungen“ auf die Registerkarte „Datendateien“ und wählen Sie dann die PST-Datei aus, die Sie komprimieren möchten.
- Klicken Sie anschließend auf „Einstellungen“.
- Klicken Sie im Feld „Outlook-Datendatei“ auf „Jetzt komprimieren“ und anschließend auf „OK“.
4. Archive Old Mail Items
Das Archivieren alter E-Mails ist eine der effektivsten Methoden, um die Größe der PST-Datei zu verringern. Auf diese Weise können Sie ältere Elemente, auf die Sie nicht oft zugreifen, aus Ihrem Postfach in eine separate Archiv-PST-Datei verschieben. So bleibt die Haupt-PST-Datei kleiner und übersichtlicher. Die Schritte zum Archivieren älterer E-Mails lauten wie folgt:
- Gehen Sie in Outlook 2013 auf „Datei“ > „Info“ > „Bereinigungstools“ > „Archivieren“. In Outlook 2016 und späteren Versionen gehen Sie auf „Datei“ > „Info“ > „Extras“ > „Alte Elemente bereinigen“.
- Klicken Sie auf die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“.
- Wählen Sie anschließend den Ordner aus, den Sie archivieren möchten.
- Wählen Sie unter „Archivbeiträge älter als“ ein Datum aus oder geben Sie eines ein.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um einen Speicherort für die PST-Archivdatei auszuwählen. Klicken Sie auf „OK“.
5. Doppelte Daten aus der PST-Datei entfernen
Manchmal belegen zahlreiche doppelte E-Mails viel Speicherplatz in der PST-Datei. Es gibt verschiedene Gründe, die zu doppelten E-Mails führen können, darunter falsch konfigurierte Regeln, kurze Sende-/Empfangsintervalle, falsche Postfacheinstellungen, fehlerhafte Kontoeinrichtung usw. In diesem Fall können Sie die doppelten E-Mails in Ihrem Outlook finden und entfernen. Dies kann dazu beitragen, die Größe der PST-Datei zu verringern.
Was tun, wenn eine PST-Datei aufgrund ihrer Größe beschädigt wird?
Falls Sie nicht auf Ihre Outlook- oder E-Mail-Elemente aus der PST-Datei zugreifen können oder beim Öffnen von Outlook eine Fehlermeldung erhalten, könnte dies an einer Beschädigung der PST-Datei liegen, die durch eine zu große Dateigröße verursacht wurde. In einem solchen Fall können Sie das in Outlook integrierte „Reparaturtool für den Posteingang“ (Scanpst.exe) verwenden, um Ihre beschädigte Outlook-PST-Datei zu reparieren.
Da Ihre PST-Datei sehr groß ist, kann es sein, dass ScanPST.exe sie nicht reparieren kann. Um Ihre übergroße PST-Datei (bis zu 50 GB) zu reparieren, können Sie ein spezielles PST-Reparaturtool wie beispielsweise Stellar Toolkit for Outlook verwenden. Das Tool ist in der Lage, stark beschädigte PST-Dateien zu reparieren und den gesamten Dateiinhalt wiederherzustellen.
Für den Umgang mit einer übergroßen Outlook PST-Datei, verwenden Sie die folgenden Module von Stellar Toolkit for Outlook.
- Split Outlook PST File – Mit diesem Modul können Benutzer eine einzelne PST-Datei in mehrere PST-Dateien nach Größe, Datum, E-Mail-ID und E-Mail-Ordner aufteilen. Wählen Sie eine dieser Optionen, um eine große PST-Datei zu teilen.
- Compact Outlook PST – Dieses Modul ermöglicht es den Benutzern, die PST-Datei zu komprimieren. Bei der Verwendung dieser, Größe der PST-Datei reduziert, und es wird weniger anfällig für Korruption.
- Doppelte E-Mails entfernen – Mit diesem Modul können Benutzer doppelte E-Mails aus der PST-Datei entfernen. Dies reduziert die Größe der PST-Datei.
Um eine beschädigte PST-Datei zu reparieren, verwenden Sie das folgende Modul:
- Mailbox reparieren: Dieses Modul ermöglicht es Benutzern, eine beschädigte Outlook PST-Datei zu reparieren und macht die PST-Datei nutzbar. Darüber hinaus können Benutzer leicht auf ihre Datenelemente zugreifen, wie E-Mails und ihre Anhänge, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Journale, etc.
Ende Anmerkung
Stellar Toolkit for Outlook ist eine der besten Lösungen für den Umgang mit einer übergroßen PST-Datei. Der Grund dafür ist, dass Sie keine langwierigen und komplexen Prozesse ausführen müssen, um verschiedene Probleme zu lösen, die aufgrund einer großen PST-Datei auftreten können. Mit einer Lösung können Sie alles tun: beschädigte PST-Datei reparieren, Outlook PST aufteilen, Outlook PST kompaktieren und doppelte E-Mails aus der PST-Datei entfernen. Darüber hinaus kann es mehrere OST-Dateien in
PST-Dateien konvertieren, gelöschte Outlook-E-Mails wiederherstellen, mehrere PST- Dateien zusammenführen und verlorene Kennwörter aus PST-Dateien entfernen.
